Dentro do módulo de Gestão de Qualidade, ao criar uma planilha, é possível gerar um link público para que pessoas externas, sem necessariamente terem acesso ao módulo, possam preencher um formulário e criar dinamicamente uma nova entrada na planilha, de forma semelhante ao Google Forms.
Neste exemplo, utilizaremos a planilha “Solicitações de Acesso”. No entanto, essa funcionalidade pode ser utilizada de diversas formas, de acordo com as necessidades da serventia.
1. Localize a planilha
Localize a planilha que será disponibilizada publicamente para preenchimento por terceiros e clique no ícone de três pontos, localizado no lado direito da tela.
2. Configure o link público
Clique no botão “Configurar link público”. Será exibida uma tela na qual é possível escolher quais colunas ficarão visíveis para preenchimento por meio do link público, bem como definir quais delas serão de preenchimento obrigatório.
Neste exemplo, todas as colunas serão marcadas como visíveis, enquanto apenas as colunas “Nome” e “CPF” serão definidas como obrigatórias.
Após realizar as configurações, clique no botão “Salvar colunas”.
3. Gere o link público
Após salvar as configurações das colunas, acesse a aba “Links gerados”. Nela, será possível definir um nome para o link e, opcionalmente, uma data de expiração.
Caso nenhuma data de expiração seja informada, o link permanecerá válido por tempo indeterminado.
Neste exemplo, utilizaremos o nome “Link Público 1”, sem data de expiração.
Clique em “Gerar link”. Após a geração, o link será exibido na parte inferior da tela, onde poderá ser copiado.
4. Acesse o formulário pelo link público
Ao acessar o link público, será exibido um formulário cujos campos correspondem às colunas configuradas anteriormente. O usuário poderá preencher as informações solicitadas e realizar o envio.
Para enviar o formulário, é obrigatório que o usuário informe seu nome. O preenchimento do e-mail é opcional.
Todos os envios realizados pelo formulário também registrarão o endereço IP e o navegador utilizado pela pessoa responsável pelo envio.
5. Preencha e envie o formulário
Após preencher todos os campos obrigatórios e as demais informações solicitadas no formulário, o usuário deverá clicar no botão de envio para concluir o preenchimento.
6. Visualize a nova entrada na planilha
Após o envio, a nova entrada poderá ser visualizada ao atualizar a página ou clicar no botão “Atualizar”, localizado ao lado do nome da planilha.
7. Consulte os detalhes de rastreamento
Ao clicar em “Ver mais detalhes”, no canto direito da linha preenchida, será possível consultar os dados de rastreamento relacionados ao envio.
Entre as informações registradas estão:
- nome informado pelo usuário;
- e-mail informado pelo usuário, quando houver;
- link público utilizado;
- data do preenchimento;
- endereço IP; e
- navegador utilizado.