IV – DO SERVIÇO DE NOTAS.
Essa é a especialidade que mais necessita em dias de normalidade da presença do usuário para a leitura, conferência e assinatura dos atos. No entanto, em períodos de calamidade como o do corona vírus, precisamos ADOTAR DE FORMA EXCEPCIONAL E TEMPORÁRIA MEDIDAS PARA OS ATENDIMENTOS URGENTES, com todas as cautelas para proteção da vida e saúde dos envolvidos:
1 – O tabelião de notas não pode deixar de praticar os atos eletrônicos e também os urgentes.
2 – a proibição de atendimento presencial não significa proibição de que os colaboradores compareçam internamente no cartório, desde que não haja aglomeração;
2.1 - na impossibilidade de prestar o serviço em Home Office, poderá o tabelião de notas, dentro de sua autonomia administrativa, gerir a permanência dos colaboradores, seja por sistema de rodízio, seja por redução de colaboradores em cada setor, seja por revezamento ou outra forma que entender conveniente;
2.2 – o atendimento dos atos urgentes deve ser preferencialmente Home Office e a finalização por agendamento e, desde que entre na serventia, no máximo 05 (cinco) pessoas de cada vez ou outra quantidade de acordo com o tamanho da Serventia e a autonomia administrativa de cada notário e registrador;
2.3 – caso seja necessário fazer um reconhecimento de firma urgente, como por exemplo, nos casos em que documentalmente se comprove que o ato é necessário para cirurgias de riscos e/ou emergenciais, o ato pode ser praticado via skype e os documentos colocados embaixo da porta ou outra forma acordada por telefone, e-mail, com o tabelião de notas;
2.4 – todos os documentos preparatórios dos atos devem ser encaminhados por meio da CEI-MT, whatsapp ou skpype para os colaboradores que estarão lavrando o ato ou pelos correios, onde este estiver funcionando;
2.5 – A leitura dos atos para os usuários e a manifestação de concordância destes podem ser feitas pelo sistema de videoconferência, utilizando as ferramentas zoom, Skype, Hangouts Meet, o suporte da Anoreg-MT ficará disponível nos horários das 8h às 17h, para auxiliar os colaboradores das serventias;
2.7 – Nas hipóteses de atendimento por agendamento, deverá o atendimento ser feito com a entrada de no máximo 05 (cinco) pessoas de cada vez outra quantidade de acordo com o tamanho da Serventia e a autonomia administrativa de cada notário e registrador e devem ser tomadas as medidas de prevenção recomendadas pelas autoridades sanitárias, tais como: lavar as mãos com água e sabão ou álcool gel, higienizar todos os ambientes físicos antes da entrada da outra pessoa e também do colaborador ou tabelião que estiver atendendo;
2.8 Se não houver como atender pessoalmente o interessado, no reconhecimento de firma por autenticidade ou no Instrumento Público, poderá, durante a pandemia e em casos excepcionalíssimos hábeis a evitar perecimento de direito ou de objeto, o Tabelião:
2.8.1 promover a assinatura do instrumento através de certificado válido emitido preferencialmente pela plataforma do e-notariado, inclusive verificando a assinatura com certificado digital modelo ICP-Brasil das partes através da plataforma;
2.8.2 se as partes não dispuserem de certificado digital no modelo ICP-Brasil , o Tabelião poderá utilizar-se de vídeo chamada ou vídeo conferência entre as partes através das plataformas “skype”, “whatsapp” , “telegran” ou qualquer outra que possua caráter idôneo, devendo o tabelião atestar tal fato no instrumento, guardar a gravação da vídeo chamada, devendo o instrumento público ser devidamente assinado fisicamente após o retorno do expediente normal na Serventia, no prazo de 15 (quinze) dias;
2.8.2.1- O tabelião deverá, ainda, no momento da lavratura do ato, solicitar que o usuário mande a foto dos documentos pessoais e mostrar na câmara os seus documentos pessoais originais ao lado do rosto;
2.8.2.2 – A parte requerente do ato deverá passar a localização em tempo real ao tabelião pelo aplicativo utilizado e este guardar a imagem com a localização, a fim de comprovar que se encontra dentro da competência territorial do tabelião, observando-se o princípio da territorialidade nos termos do art. 9º da Lei n. 8.935/94;
2.8.3. Em se tratando de instrumento público, o Tabelião de Notas deverá fazer constar no instrumento a justificativa e a atitude tomada, nos termos acima;
2.9 Nos casos em que o ato notarial foi assinado pelas partes de forma manual poderá ser expedida uma certidão da escritura pública ou outro ato lavrado e esta ser enviada para o registrador por meio da CEI-MT, desde que esse procedimento seja informado ao usuário e haja sua concordância;
2.9.1- O registrador após conferência dos requisitos legais registrará o título e o encaminhará ao usuário por uma das formas acordadas;