Apresentação e aplicabilidade do Módulo Gestão de Qualidade
O Módulo Gestão de Qualidade da ANOREG+ foi concebido para apoiar o cartório não apenas no atendimento às adequações propostas, mas também na estruturação de uma rotina permanente de governança, organização documental, controle de evidências, gestão de tarefas e acompanhamento das atividades internas.
Na prática, o módulo pode ser utilizado como um ambiente centralizado de gestão, permitindo que a serventia construa documentos, controles, modelos, planilhas inteligentes e fluxos de acompanhamento compatíveis com sua realidade operacional. Assim, a plataforma deixa de ser apenas um repositório de informações e passa a funcionar como uma ferramenta de apoio à administração diária do cartório.
Criação de páginas e documentos controlados - As páginas podem ser utilizadas para elaborar políticas, procedimentos, manuais, comunicados, atas, planos, termos, formulários e orientações internas. Esse recurso permite que o cartório organize seus documentos de gestão dentro da própria plataforma, com acesso conforme as permissões definidas para cada colaborador.
Controle de versão- Sempre que um documento, página ou planilha for revisado, o cartório pode gerar uma nova versão, registrar o que foi alterado e manter o histórico da versão anterior. Esse controle fortalece a rastreabilidade documental e facilita a comprovação de revisões, atualizações e melhorias realizadas ao longo do tempo.
Obrigação de leitura e avaliação de documentos- Os documentos criados no módulo podem ser associados a tarefas de leitura, ciência, validação ou avaliação, direcionadas aos colaboradores que precisam conhecer determinado conteúdo. Com isso, o cartório consegue acompanhar quem recebeu a tarefa, quem realizou a leitura e quais pendências ainda precisam ser concluídas, formando evidência de comunicação interna e de disseminação das orientações aplicáveis.
Planilhas inteligentes e controles de gestão- As planilhas permitem criar controles estruturados para rotinas como plano de ação, indicadores, matriz de riscos, controle de documentos, treinamentos, fornecedores, manifestações de clientes, auditorias, ações corretivas e demais registros de gestão. Diferentemente de uma planilha comum, cada coluna pode receber tipos específicos de informação, como arquivos, links, textos, datas, opções, tarefas, fórmulas e vínculos.
Coluna de arquivo- Permite anexar evidências diretamente à linha do controle, como documentos comprobatórios, fotos, vídeos, relatórios, certificados, registros de auditoria e comprovantes de execução. Isso reduz a dispersão de arquivos e facilita a comprovação das atividades quando houver necessidade de consulta, auditoria ou prestação de contas.
Coluna de link- Permite registrar links externos ou internos relacionados ao controle, como páginas públicas, pastas compartilhadas, formulários eletrônicos, documentos de referência, dashboards, normas ou evidências mantidas em outros ambientes.
Coluna de tarefa- Permite transformar uma informação registrada em ação acompanhável. Sempre que uma linha exigir providência, análise, atualização, leitura, validação ou retorno, o cartório pode criar uma tarefa vinculada ao próprio registro, com responsável, prazo, prioridade e participantes.
Fórmulas de cálculo- As fórmulas possibilitam automatizar cálculos de prazos, médias, percentuais, pontuações, resultados de indicadores, classificações e outros dados de gestão. Esse recurso reduz retrabalho, padroniza a apuração das informações e melhora a confiabilidade dos controles.
Vínculos entre informações- O recurso de vínculo permite relacionar linhas, controles e documentos existentes no próprio módulo, evitando que o usuário precise abrir diversas planilhas para conferir informações que podem ser integradas. É possível, por exemplo, vincular uma pendência de auditoria ao plano de ação, um treinamento ao colaborador, uma evidência ao controle correspondente ou um modelo documental à rotina em que ele será utilizado.
Criação de tarefas a qualquer momento- Além das tarefas vinculadas a planilhas ou documentos, o módulo permite criar tarefas diretamente pelo botão “Criar tarefa”, seja para o próprio usuário, seja para delegação a outro membro da equipe. Esse recurso apoia o gerenciamento de demandas pontuais e rotinas diárias, mantendo prazos, responsáveis e comunicação em um único ambiente.
Geração de relatórios- Os relatórios permitem transformar páginas e planilhas em documentos formais nos formatos Word ou PDF. Esse recurso pode ser utilizado para consolidar evidências, apresentar resultados internos, documentar planos, acompanhar adequações e gerar materiais de apoio para auditorias ou partes interessadas.
Publicação de páginas- Quando necessário, determinadas páginas podem ser publicadas para acesso externo, como políticas de privacidade, orientações ao usuário, termos públicos ou documentos institucionais que devam ficar disponíveis para clientes e demais interessados.
Cadastro de colaboradores, permissões e log de leitura- Para melhor aproveitamento do módulo, recomenda-se que todos os colaboradores do cartório estejam cadastrados na plataforma, com permissões compatíveis com suas funções. Dessa forma, cada pessoa poderá acessar os documentos necessários, receber tarefas, registrar ciência, cumprir rotinas e contribuir para o log de leitura e acompanhamento das atividades sob sua responsabilidade.
A partir da próxima seção, este manual apresenta a parte operacional do módulo, demonstrando passo a passo como acessar, criar módulos, organizar páginas e planilhas, utilizar colunas, gerar versões, emitir relatórios e publicar documentos.
O módulo de Gestão de Qualidade pode ser utilizado acessando a página inicial da Anoreg-MT, seguindo estes passos: